Informativa privacy

#1. Titolare del trattamento

#2. Ambito di applicazione

La presente informativa si applica ai trattamenti svolti da Umanize in qualità di titolare del trattamento, inclusi in particolare:

• dati di utenti registrati e referenti del cliente business;
• dati di contatto di potenziali clienti, richiedenti demo o contatti commerciali;
• dati di navigazione, log e dati tecnici relativi all'uso dei siti e dell'app;
• dati relativi all'uso di integrazioni e consensi prestati direttamente a Umanize;
• dati necessari per sicurezza, prevenzione abusi, assistenza e adempimenti amministrativi o legali.

Per i dati trattati all'interno delle campagne, chiamate, trascrizioni, rubriche, CRM, knowledge base e altri contenuti caricati dai clienti business per conto proprio o di terzi, Umanize agisce normalmente come responsabile del trattamento e si applica il relativo DPA.

#3. Categorie di dati personali trattati

#4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Quando Umanize tratta dati personali per conto del cliente business per finalità determinate dal cliente stesso, la base giuridica del trattamento verso gli interessati è determinata dal cliente in qualità di titolare del trattamento.

#5. Ruolo di Umanize rispetto ai dati dei clienti business

Umanize agisce come titolare del trattamento per i dati necessari a gestire il rapporto diretto con clienti, prospect, utenti amministratori, visitatori del sito, contatti commerciali, richieste di supporto, sicurezza, billing e compliance.

Per i dati personali trattati tramite Aurora Suite AI per conto del cliente business, come ad esempio rubriche, numeri telefonici, trascrizioni, audio chiamate, contenuti caricati, dati di integrazione o informazioni degli interlocutori del cliente, Umanize agisce normalmente come responsabile del trattamento sulla base del relativo DPA.

#6. Destinatari dei dati e fornitori

I dati personali possono essere trattati da personale autorizzato di Umanize e da fornitori selezionati che operano quali responsabili del trattamento o sub-responsabili, ove applicabile, tra cui a titolo esemplificativo:

• DigitalOcean LLC

  Server, database, archiviazione dei file e backup, nel data center di Francoforte (UE).

• ElevenLabs Inc.

  Agenti vocali e chat sul sito: sintesi e riconoscimento della voce, modello linguistico delle conversazioni (anche modelli di terzi resi disponibili da ElevenLabs), registrazione e trascrizione delle chiamate, con residenza dei dati nell'UE. Le registrazioni delle chiamate restano presso ElevenLabs.

• Microsoft Corporation (Azure OpenAI)

  Modelli linguistici per gli agenti su messaggi ed email, riassunti, analisi delle conversazioni e memoria del contatto.

• Telnyx LLC

  Servizi VoIP, telecomunicazioni, gestione numerazioni (inclusi i documenti richiesti per l'assegnazione dei numeri) e invio di SMS.

• Twilio Inc.

  Invio e ricezione di messaggi WhatsApp.

• Meta Platforms Ireland Ltd.

  WhatsApp Business, Instagram, Messenger, Lead Ads, misurazione delle conversioni pubblicitarie (Meta Pixel e Conversions API).

• Google LLC / Google Ireland Ltd.

  Accesso con Google, Google Calendar, invio email da Gmail, importazione delle conversioni in Google Ads, Google Analytics 4 sul sito aurorasuite.ai, Google Fonts (caricamento dei caratteri tipografici dell'app: il browser comunica a Google l'indirizzo IP).

• Microsoft Corporation

  Accesso con Microsoft, Outlook Calendar, invio e lettura di email da Outlook / Microsoft 365.

• Brevo

  Invio di email transazionali, di servizio e delle campagne, ricezione delle risposte; gestione dei contatti dei clienti di Aurora Suite AI (dati dell'account, azienda, telefono, piano, stato dell'abbonamento, fase del rapporto, provenienza della registrazione) per le comunicazioni di servizio e, con consenso, la newsletter.

• HubSpot Inc., Pipedrive OÜ, Shopify Inc.

  Sincronizzazione di contatti, trattative, note e ordini, solo se il cliente collega il proprio account.

• Stripe Payments Europe Ltd.

  Pagamenti, abbonamenti, ricariche del credito e fatturazione. I dati della carta sono inseriti e conservati solo da Stripe.

• PostHog Inc. (server nell'UE)

  Statistiche d'uso dell'applicazione.

• Functional Software Inc. (Sentry)

  Rilevamento e diagnosi degli errori tecnici, con identificativo ed email dell'utente collegato.

• Cloudflare Inc.

  Protezione da bot e abusi (Turnstile).

• Servizi di notifica push dei browser

  Recapito delle notifiche push che l'utente ha scelto di ricevere (ad esempio Google, Apple, Mozilla).

• Strumenti collegati dal cliente

  Ad esempio Zapier, Make, n8n, webhook verso sistemi del cliente, assistenti AI collegati tramite MCP: ricevono i dati che il cliente sceglie di inviare; il cliente ne è titolare o ha un proprio contratto con il fornitore.

• Commissione europea (VIES)

  Verifica della partita IVA inserita nel profilo.

• Provider cloud e infrastrutturali

  Hosting, database, archiviazione dei file, backup, monitoraggio e sicurezza.

• Fornitori di servizi amministrativi

  Contabilità, fatturazione elettronica e adempimenti amministrativi.

L'elenco aggiornato dei responsabili o sub-responsabili rilevanti può essere richiesto scrivendo a [email protected].

#7. Trattamento dei dati Google, Microsoft, Meta e di altre integrazioni

Le integrazioni sono attivate solo dall'utente o dal cliente, che sceglie quali account collegare e quali permessi concedere. Per ciascuna, Umanize tratta solo i dati strettamente necessari a fornire la funzionalità richiesta. I token di accesso e le password delle caselle email sono conservati cifrati.

7.1 Google

• Accesso con Google: nome, cognome, indirizzo email e identificativo dell'account Google, usati solo per creare l'account e consentire l'accesso.
• Google Calendar: Aurora Suite AI legge l'elenco dei calendari e, del calendario scelto, gli eventi dagli ultimi 90 giorni in avanti (titolo, descrizione, orari, indirizzi email dei partecipanti), che conserva come appuntamenti nell'app per mostrare la disponibilità e il calendario; crea, modifica o cancella gli eventi degli appuntamenti fissati tramite Aurora Suite AI, ad esempio dagli agenti durante una chiamata o una conversazione.
• Gmail: permesso di inviare email per conto dell'utente. Aurora Suite AI invia dalla casella collegata solo le email che l'utente ha scritto, approvato o impostato (risposte, conferme di appuntamento, solleciti, email delle campagne). Con questo permesso Aurora Suite AI non legge i messaggi presenti nella casella; conserva il testo e l'esito delle email inviate per mostrarli nell'app. Il collegamento delle caselle Gmail non è ancora attivo nell'app; quando lo sarà, funzionerà come descritto.

I dati ricevuti dalle API di Google sono usati solo per fornire e migliorare le funzioni visibili nell'app appena descritte. Non sono venduti, non sono usati per pubblicità, profilazione o valutazioni di affidabilità creditizia, non sono trasferiti a terzi se non per fornire queste funzioni, per sicurezza o per obbligo di legge, e non sono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale generali. Il personale di Umanize può leggerli solo con il consenso esplicito dell'utente, per motivi di sicurezza o per obblighi di legge.

L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Limited Use.

7.2 Microsoft

• Accesso con Microsoft: nome, cognome, indirizzo email e identificativo dell'account Microsoft, usati solo per creare l'account e consentire l'accesso.
• Outlook Calendar: come per Google Calendar, Aurora Suite AI legge gli eventi del calendario scelto (dagli ultimi 90 giorni fino a 12 mesi in avanti: oggetto, anteprima del testo, orari, partecipanti), li conserva come appuntamenti nell'app e crea, modifica o cancella gli eventi degli appuntamenti fissati tramite Aurora Suite AI.
• Outlook / Microsoft 365: invio delle email per conto dell'utente, come per Gmail. Solo se l'utente attiva la lettura, Aurora Suite AI riceve anche i nuovi messaggi arrivati dopo il collegamento, per mostrarli nella Inbox e, se il cliente lo sceglie, farli rispondere all'agente, in automatico o dopo approvazione. Il collegamento delle caselle Outlook non è ancora attivo nell'app; quando lo sarà, funzionerà come descritto.

Gli stessi limiti indicati per Google valgono per i dati ricevuti da Microsoft.

7.3 Caselle email collegate con IMAP/SMTP

Se il cliente collega una casella con indirizzo, password e server, Aurora Suite AI conserva le credenziali cifrate, legge i messaggi arrivati dopo il collegamento e invia le email dalla casella, con le stesse finalità e gli stessi limiti indicati sopra. Scollegando la casella, le credenziali vengono cancellate e la lettura si interrompe.

7.4 Meta (WhatsApp, Instagram, Messenger, Lead Ads)

Se il cliente collega il proprio account WhatsApp Business, una Pagina Facebook o un account Instagram, Aurora Suite AI riceve e invia i messaggi delle conversazioni con i contatti del cliente, per mostrarli nella Inbox e farli gestire dagli agenti secondo le impostazioni del cliente. Questi dati sono trattati per conto del cliente, che ne è titolare. Per collegare Instagram e Messenger, il token dell'utente Facebook resta cifrato per non più di 15 minuti; poi resta solo il token della Pagina, cifrato.

Se il cliente collega una Pagina Facebook per ricevere i contatti delle inserzioni Meta Lead Ads, Umanize riceve da Meta l'identificativo e il nome della Pagina, un token di accesso della Pagina conservato cifrato e, per ogni modulo compilato, le risposte fornite dalla persona, la data di invio, i consensi spuntati sul modulo, gli identificativi e i nomi di campagna, gruppo di inserzioni, inserzione e modulo e la piattaforma (Facebook o Instagram). Per farlo Aurora Suite AI chiede a Meta i permessi leads_retrieval, pages_show_list, pages_read_engagement, pages_manage_metadata, pages_manage_ads e ads_management. Il token dell'utente Facebook serve solo a elencare le Pagine durante il collegamento e non resta oltre 15 minuti. Questi dati sono trattati per conto del cliente, che ne è titolare, solo per creare o aggiornare il contatto e avviare le automazioni che il cliente ha attivato; non sono usati per pubblicità, profilazione propria di Umanize o addestramento di modelli AI, e non sono venduti o ceduti a terzi.

Scollegando la Pagina, Umanize smette di ricevere contatti, toglie dalla Pagina l'iscrizione di Aurora Suite AI ai moduli Lead Ads (resta solo quella per i messaggi, se il cliente usa la stessa Pagina per Instagram o Messenger) e cancella il token. Le istruzioni per chiedere la cancellazione dei dati ricevuti da Meta sono nella pagina Cancellazione dei dati.

7.5 Misurazione delle conversioni pubblicitarie del cliente

Se il cliente lo attiva, Aurora Suite AI comunica alle piattaforme pubblicitarie del cliente quando un contatto arrivato da un'inserzione diventa qualificato, fissa un appuntamento o conclude un acquisto. A Meta (Conversions API) sono inviati email, telefono, nome e cognome trasformati con hash SHA-256 (pseudonimizzati), un identificativo pseudonimo del contatto, l'identificativo del contatto Lead Ads e quello del clic (fbclid) e, se impostato, il valore della conversione; per impostazione predefinita sono inclusi solo i contatti di cui è registrato il consenso. Per Google Ads il cliente scarica o fa scaricare un elenco privato delle conversioni con l'identificativo del clic (gclid). Questi trattamenti sono svolti per conto del cliente, che ne è titolare.

7.6 CRM ed e-commerce

Se il cliente collega HubSpot o Pipedrive, Aurora Suite AI cerca, crea e aggiorna i contatti, aggiunge per ogni conversazione una nota con canale, esito e riassunto e, se il cliente lo attiva, crea le trattative quando un obiettivo è raggiunto. Se collega Shopify o WooCommerce, riceve ordini, carrelli e dati di contatto dei clienti del negozio (nome, email, telefono) per le automazioni che il cliente ha attivato, ad esempio il recupero dei carrelli abbandonati o i messaggi dopo un acquisto, e può mostrare la chat dell'agente nel negozio.

L'utente può revocare in ogni momento i permessi concessi scollegando l'integrazione in Aurora Suite AI o dalle impostazioni del proprio account presso il provider interessato, fermo restando che la revoca può impedire il corretto funzionamento della specifica integrazione. Dopo lo scollegamento Aurora Suite AI non usa più l'accesso concesso; la cancellazione dei dati già ricevuti può essere richiesta come indicato nella sezione 12.

#8. Trasferimenti internazionali di dati

I dati principali del servizio (database, file e backup) sono conservati a Francoforte, nell'Unione europea; ElevenLabs e PostHog trattano i dati su server nell'UE. Alcuni fornitori possono comportare trasferimenti di dati personali verso paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare Telnyx, Twilio, Cloudflare, Google e Meta e, per supporto o sicurezza, gli altri fornitori con sede negli Stati Uniti.

Quando ciò accade, Umanize adotta garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e ss. GDPR: una decisione di adeguatezza della Commissione europea o le Clausole Contrattuali Standard (SCC), a seconda del fornitore, con le misure supplementari tecniche e organizzative adeguate.

Eventuali opzioni di data residency o hosting in UE si riferiscono primariamente alla localizzazione principale dei dati e non escludono possibili accessi o trattamenti da altre giurisdizioni per supporto, sicurezza, incident response o interventi dei fornitori, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

#9. Conservazione dei dati

#10. Sicurezza

Umanize adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, divulgazione, alterazione o distruzione, incluse misure di cifratura, controllo accessi, logging, segregazione logica, monitoraggio e procedure di incident response.

Tuttavia, nessun sistema informatico o trasmissione elettronica può essere considerato totalmente sicuro. Umanize adotta quindi misure ragionevoli e proporzionate, senza poter garantire sicurezza assoluta.

#11. Cookie e tecnologie simili

I siti e i servizi di Umanize utilizzano cookie, local storage o tecnologie simili per finalità tecniche, di sicurezza, analisi e marketing. In particolare:

• Tecnici e di sicurezza (necessari): mantengono l'accesso all'account, le preferenze di lingua e tema e la scelta sui cookie del sito, e proteggono da bot e abusi tramite Cloudflare Turnstile, che nell'app è caricato in tutte le pagine e usato alla registrazione, e sul sito solo nella pagina Contatti.
• Sito aurorasuite.ai, statistiche (con consenso): Google Analytics 4, fornito da Google Ireland Limited, misura in forma aggregata le visite al sito.
• Sito aurorasuite.ai, marketing (con consenso): il Meta Pixel misura l'efficacia delle campagne pubblicitarie di Aurora Suite AI, ad esempio le visite e le registrazioni arrivate da un'inserzione.
• App app.aurorasuite.ai: PostHog, con server nell'Unione europea, misura come viene usata l'applicazione per migliorarla; il Meta Pixel misura l'efficacia delle campagne pubblicitarie di Aurora Suite AI, ad esempio registrazioni, prove gratuite e acquisti arrivati da un'inserzione; i caratteri tipografici sono caricati da Google Fonts, che riceve l'indirizzo IP. Al momento l'app attiva questi strumenti all'apertura, senza chiedere il consenso; la richiesta di consenso nell'app è in preparazione.

La chat sul sito web che i clienti installano con il widget di Aurora Suite AI è gestita per conto del cliente, che informa i visitatori del proprio sito.

Sul sito aurorasuite.ai il consenso si gestisce con il banner che compare alla prima visita e si può modificare in ogni momento dal link "Preferenze cookie" in fondo a ogni pagina: finché non scegli, Google Analytics e il Meta Pixel non vengono caricati. I dettagli sono nella cookie policy. Puoi inoltre bloccare o cancellare cookie e local storage dalle impostazioni del browser.

#12. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso ove il trattamento sia basato su consenso.

Le richieste possono essere inviate a [email protected].

La cancellazione di un contatto dall'app lo nasconde e lo rende recuperabile, ma non lo elimina dal database: per la cancellazione definitiva il cliente o l'interessato può scrivere a [email protected]. Dopo la cancellazione definitiva, le copie nei backup si cancellano entro 7 giorni.

Quando Umanize tratta i dati in qualità di responsabile del trattamento per conto di un cliente business, l'interessato potrà dover rivolgere la propria richiesta direttamente al relativo titolare del trattamento, fermo restando il dovere di assistenza di Umanize verso il cliente nei limiti previsti dal DPA.

L'interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente, incluso il Garante per la protezione dei dati personali, se ritiene che il trattamento violi la normativa applicabile.

#13. Obbligatorietà del conferimento

Il conferimento di alcuni dati personali è necessario per creare un account, ricevere una demo, utilizzare le funzionalità richieste, ottenere supporto o adempiere a obblighi amministrativi e legali. Il mancato conferimento può impedire a Umanize di erogare il servizio o di rispondere alla richiesta interessata.

#14. Minori

Aurora Suite AI e i relativi servizi non sono destinati a minori. Umanize non intende raccogliere consapevolmente dati personali di minori in relazione ai trattamenti disciplinati dalla presente informativa. Se ritieni che siano stati trasmessi dati relativi a un minore in violazione di tale principio, puoi contattarci all'indirizzo [email protected].

#15. Modifiche alla presente informativa

Umanize può aggiornare periodicamente la presente informativa per ragioni normative, tecniche, organizzative o di evoluzione del Servizio. La versione aggiornata sarà pubblicata sui canali ufficiali di Aurora Suite AI e, ove richiesto dalla legge, ne sarà data comunicazione con modalità appropriate.